Oppbevaring av rekneskapsmateriale

Primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon

Bokføringslova skil mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen vert nytta som grunnlag for sjølve bokføringa. Sekundærdokumentasjonen er gjerne tilleggsdokumentasjon med viktige opplysningar som ikkje direkte fører til nokon transaksjonar i rekneskapen. Eksempel på sekundærdokumentasjon kan vere ein salsavtale, ein ordreseddel eller andre avtalar av betydning for verksemda. 

I nokre tilfelle kan også sekundærdokumentasjonen bli vurdert som primærdokumentasjon som følgje av at primærdokumentasjonen ikkje inneheld nok opplysningar. Dersom du sender ein faktura med følgjande tekst: "sal i samsvar med avtale", vil også avtalen reknast som primærdokumentasjon og må oppbevarast like lenge som fakturaen. 

Primærdokumentasjonen skal som hovudregel oppbevarast i 5 år. Krav til oppbevaring av sekundærdokumentasjon er 3,5 år.

Bokføringslova om oppbevaring

Bokføringsforskrifta om oppbevaring

Rekneskapsstiftinga – NBS 1 – sikring av regnskapsmateriale

Oppbevaring primærdokumentasjon - 5 år

Som primærdokumentasjon reknar ein blant anna: 

• Vedlegga som dannar grunnlag for sjølve bokføringa (inngåande faktura, utgåande faktura, kassaoppgjer, bankvedlegg, lønnsvedlegg og liknande)
• Spesifikasjonar av pliktige rekneskapsrapporteringar (kontospesifikasjon, kunde- og leverandørspesifisaksjon mv.)
• Dokumentasjon av balansen
• Årsrekneskap og anna pliktig rekneskapsrapportering
• Årsmelding
• Revisjonsmelding
• Nummererte brev frå revisor

Oppbevaring sekundærdokumentasjon - 3,5 år

Som sekundærdokumentasjon reknar ein blant anna: 

• Avtalar av betydning for bedrifta
• Brev og annan informasjon som gjev vesentleg tilleggsinformasjon til bokførte vedlegg
• Utgåande pakksetlar og ordresetlar
• Prisoversikter som krevst utarbeidd ifølgje lov eller forskrift
• Personalliste, når det er eit krav å føre dette (for eksempel frisørar og serveringsstadar).

Nokre særkrav - lengre oppbevaringstid

Nokre bransjar og transaksjonar er pålagde lengre oppbevaringstid. Prosjektrekneskap i byggje- og anleggsbransjen og kunde- og leverandørspesifikasjonar i bankar må for eksempel oppbevarast i ti år. Kapittel 8 i bokføringsforskrifta gjev ei oversikt over tilleggsreglar og særreglar for dei næringane og bransjane det gjeld.

Bokføringsforskrifta om tilleggsavgjerder og særlege reglar for enkelte næringar og bransjar

Elektronisk oppbevaring

Vel du å oppbevare vedlegga elektronisk er det krav om at du tek sikkerheitskopi av materialet. Det skal til kvar tid finnast ei oversikt over kva materiale som er sikkerheitskopiert og kor ofte sikkerheitskopiering vert gjennomfør. Oversikta skal også seie kor originalen og sikkerheitskopien vert oppbevarte. 

Vedlegg som i utgangspunktet er på papir, men som du skannar og overfører til elektronisk medium skal oppbevarast inntil det er teken sikkerheitskopi. Papirdokumentasjonen som er skanna kan du altså kaste først når du har teke sikkerheitskopi av det skanna materialet. 

Det er viktig at du oppbevarar vedlegga på ein måte som gjer at du på førespurnad kan skrive desse ut på papir i heile den lovpålagde oppbevaringsperioden. 

Elektronisk tilgang

Bokførte opplysningar som i utgangspunktet er tilgjengeleg elektronisk skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter rekneskapsårets slutt.

Rekneskapsstiftinga – NBS 3 – Elektroniske tilgjengelegheit i 3,5 år

Oppbevaring i utlandet

Du kan oppbevare elektronisk rekneskapsmateriale i Danmark, Finland, Island og Sverige dersom du melder frå om dette til Skatteetaten. Du treng ikkje søkje om dette. Dette under føresetnad av at det er elektronisk tilgjengeleg og kan skrivast ut på papir i Noreg heile oppbevaringstida. Papirbasert rekneskapsmateriale må oppbevarast i Noreg.

Ønskjer du å oppbevare elektronisk rekneskapsmateriale utanfor Norden, må du søkje særskilt om dette til Skatteetaten.

Bokføringsforskrifta om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land

Skatteetaten om oppbevaring av elektroniske regnskapsmateriale i andre EØS-land

Ansvarleg for oppbevaringa

Dersom du vel å la andre oppbevare vedlegg for deg, er det likevel du som er ansvarleg for at oppbevaringa skjer etter bokføringsreglane.